Neos: Archiviazione e Gestione Documentale
Neos è una applicazione sviluppata da Lixper per la Gestione Documentale e la Archiviazione Documentale a norma di legge.
E' stato pensato e sviluppato con una concezione moderna, efficiente, funzionale e che garantisca la piena funzionalità su qualsiasi piattaforma hardware e su qualsiasi sistema operativo.
Neos è una applicazione 100% Java che realizza la Archiviazione Documentale Sostitutiva e la Gestione Documentale su tutti i principali database tramite connessione JDBC.
E' disponibile anche la versione completamente web funzionante con tutti i browser principali.
Tra gli aspetti funzionali principali si possono citare:
- definizione dei metadati molto curata;
- legami tra documenti organizzati per:
- reference;
- collegamento esplicito;
- cartelle e regole;
- navigabilità e reperimento delle informazioni realizzati attraverso:
- reference;
- collegamenti espliciti;
- cartelle (raggruppamenti eterogenei di documenti);
- ricerca diretta per valori;
- ricerca full-text all'interno dei documenti;
- la accessibilità ai dati è organizzata per "membro" (singolo utente) o "team" (gruppo di utenti).
Il documento digitale può essere conservato sia su DB (come BLOB) che su File System; nel caso di uso di File System può essere gestito tramite:
Dal punto di vista della sicurezza ogni documento può essere firmato (anche più volte) e criptato. I documenti possono essere inseriti in "archivi locali" o sottoposti ad "archiviazione sostitutiva" utilizzando un apposito "DB a file" che è gestibile in sola lettura con le stesse funzionalità con le quali si gestiscono i documenti sul database principale.
I file del DB così creato:
- sono di facile memorizzazione su qualunque dispositivo della capienza adatta (CD, DVD, o altro permesso dalle disposizioni);
- sono (o possono essere) in "chiaro" e quindi sempre leggibili anche con altri strumenti.
La creazione di un archivio passa attraverso una serie di scelte basate sui criteri di "navigabilità" e "reperimento" precedentemente citati. Il reperimento di un documento digitale può avvenire tramite:
- utilizzo di scannner attraverso il protocollo "Sane";
- utilizzo di scanner attraverso un driver TWAIN;
- reperimento di immagini già digitalizzate precedentemente.
La visualizzazione dei documenti avviene tramite una fase di identificazione del "tipo" del documento digitale (realizzato in base all’analisi del mimetype) e poi tramite una fase di visualizzazione vera e propria.
Per le immagini la visualizzazione può essere gestita direttamente all'interno di Neos per i formati più importanti; più in generale la visualizzazione di qualunque documento è gestita attraverso un meccanismo che associa un "tipo di documento" ad una applicazione residente sulla macchina client. Neos è localizzato in lingua italiana e inglese, ma è facilmente e velocemente estendibile in altre lingue.
Neos presenta un potente e completo sistema di reporting dei dati, anch'esso localizzato.Neos porta con sè un meccanismo di import/export di dati da/verso "soggetti esterni": tali soggetti sono di norma file xml , ma è possibile prelevare dati anche da un database diverso da quello usato da Neos; il tutto avviene attraverso una applicazione ulteriore che realizza un mapping tra le tabelle di Neos e il database esterno.
Tale strumento è utile sia al momento dello start-up per importare in Neos tutti i dati iniziali, sia a regime eseguendo import/export periodici che possono essere automatizzabili (schedulabili ad intervalli di tempo precisi).
Sono disponibili funzionalità addizionali da integrare come plug-in alla versione base. Un plug-in già disponibile è quello per effettuare auditing sulle operazioni effettuate sui dati.
Allo stato attuale sono disponibili i seguenti plug-in:
- integrazione con ATF (CRM verticalizzato per agenzie assicurative) prodotto da LinkI.T.;
- integrazione con Baan4, Baan5, BaanLN;
- ricerca full-text all'interno dei documenti digitali;
- audit;
- gestione documenti passivi tramite barcode (mono e bidimensionali).
Sono in fase di studio o in via di sviluppo i seguenti plug-in:
- integrazione con PAFlow;
- operatività con work-flow;
Brochure di Neos (PDF)
Brochure di Neos con Baan (PDF)
